[ISO9000] 记录需不需要控制版本释疑 释疑, 记录

xyd0815

ISO9000 3.7.2 文件——信息（3.7.1有意义的数据）及其承载媒介。

ISO9000 3.7.6记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
注1：记录可用于文件的可追溯性活动，并为验证、预防措施和纠正措施提供证据。
注2：通常记录不需要控制版本
徐幼东-ISO风清扬注：记录的定义没有包含“空白”记录表格，仅仅是指记了录了取得的结果或提供完成活动的证据的文件。

实际上记录有两种型式,一种是记录表格，在记录表格中规定了格式和要求，是工作指导文件；另一种型式是使用记l录表格，在记录表格中录入了数据，形成证据的文件。
ISO9001 4.2.3 “记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制”。但4.2.4明确了记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置所需的控制，也就是对录入数据形成证据的记录的控制要求，通常不需要控制记录的版本；4.2.3和4.2.4都没有明确对记录表格的控制要求，所以依据ISO9001标准记录表格的版本不需要控制。实际工作和质量管理都会认为记录表格作为文件应该按4.2.3的要求进行控制。结论ISO9001对记录表格的控制没有明确，我的建议是修改标准：4.2.3第一段...  记录是一种特殊的文件，其记录表格应按本条款要求控制，录入数据的记录应依据4.2.4的要求进行控制。 记录的定义也应修改。

XDZC

讲的有道理。记录“空白”时是文件，按4.2.3控制；“已填写”当然是记录了，按照4.2.4控制。

jelly1921

表格在填写前虽然叫表格，但实际上不是表格而是文件。而填写内容后的表格就是“信息及其载体”——记录了。无论如何分类，因为空白表格里面都包含有如何填写的要求，如日期等，而要求填写“过程能始终如一的完成信息”的文件就是作业指导书，因此，个人认为，没必要如您所说在标准里增加内容。
对楼主提到的“使用记表格”不是很理解，请赐教

xyd0815

佩服看得仔细，“使用记表格”已订正为“使用记录表格”。

xyd0815

受控的记录表格是文件应按4.2.3控制，而阐明取得的结果或提供完成活动的证据的文件即记录也是文件需不需要按4.2.3控制？如果按4.2.3控制，就应控制记录的版本，就此看可见标准矛盾或需澄清。

无音和尚

伙计，一直在看你的帖子，我也发过一个关于审核实践小组的文件，与你不同的是，我是把他们一起发了，同样关注的人不多，大家都是临时抱佛脚，也可以理解。
关于文件和记录，你的考虑有道理，但是4.2.3不是已经有“质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制。”这样的说法了吗？这句话不够吗？
还有空白表格填写完之后也可能是文件，比如“开发计划”格式是4.2.3约束，填写完发下去，在执行完之前仍然受4.2.3约束，执行完之后就受4.2.4约束了。

zhangxueli

5# xyd0815
但是还有一种情况，就是记录的内容记录的不是提供证据的内容，而是指导生产的内容（如工程评估报告），工程评估报告的框架表格是受控的记录表格，其表格记录的内容将用于指导生产（相当于一个指导性文件了），同时也是设计输出的记录，当工程评估报告的内容因设计发生小变化时，将进行变更，那么就需要版本标识了。

在我的理解中记录需不需要版本控制应该从三方面理解：
1。记录表格----需要进行版本控制，因为它是为记录提供框架和规定的文件
2。记录----记录的内容是指导生产的信息，主要用于指导作用的，那么它的性质形式于文件了，它需要进行版本控制
3。记录---对实施情况进行实际记录，起到的作用是记录活动当时的情况（重点是记录作用，不是指导作用），那么它是不能更改的，就不能说有版本控制了。

而我们一般说的记录通常指的是第三种，在文件的术语中，记录也是文件，那么我们是否可以这样说，文件包括文件和记录，所以文件和记录都是文件，那么它们之间也就不会有那么清的界限，可以灵活运用。

以上仅代表个人意见，仅供参考。

hnwang

      1、楼主说，《实际上记录有两种型式,一种是记录表格，在记录表格中规定了格式和要求，是工作指导文件》这样的思路是否有问题？记录有两种型式,一种是记录表格。表格不就成了”工作指导文件“；另一种型式是使用记l录用的表格，在记录用的表格中录入了数据，将来作为证据的文件。这才是记录。那么，空白表格也不能说是记录。作为证明用的记录，不应当对这样内容加以修改的。因为，它记录过去的客观实际发生的情况。所以没有版本控制要求。

      2、表格是一种行文用的格式，相对于空白纸张，或者已经成文的文件来说，它的内容决定了这份表格的性质。文件也可以分要求类型文件，指导类型文件，通知类型的文件，证明类型的文件，记录类型的文件。在质量管理体系中把各种类型文件分成两大类型：文件和记录。记录不能修改，没有版本控制要求。其他的都叫文件。包括前面各种类型的。

      3、当空白表格填写内容，作为一份证明，也是不能改动的。同样不需要控制版本的。我们是否一定叫它为记录。空白表格填写计划内容，要求别人执行，这是典型的文件，也不应当叫记录。所以，有人叫记录用表格，文件用表格，开介绍信用的空白表格……。总之，不要把空白表格等同于表格填写内容后的东西。这样自己把自己搞混了，自己划出各种限制来束缚自己。更不要从名称上花太多工夫来讨论它。我见到过有的公司，把设计人员设计结果的资料，图纸，作为别人施工满足的要求，验收的依据，也叫记录。这些当然有版本控制要求。这在我们标准中就是”文件“。没有必要一定要人家叫文件，不叫记录。我们抓本质。在可能的情况下，尽量采用统一的术语，便于交流，沟通。不至于因为误解，浪费时间。

以上仅供参考。

xyd0815

ISO9000 3.7.6注2：通常记录不需要控制版本（言外之意也有需要控制版本的记录）。
ISO9001 4.2.3c)确保文件的更改和现行修订的状态得到识别。

ISO风清扬依据标准推理：记录是文件，记录应依据ISO9001 4.2.3c)确保文件的更改和现行修订的状态得到识别即记录需要控制版本，这与“ISO9000 3.7.6注2：通常记录不需要控制版本”相互矛盾

xyd0815

谢谢各位对我的帖子的关注，相互学习，共同提高，心得共享，吸收正确的，放弃错误的，三人行必有我师，学习，学习，再学习。

xyd0815

在和咨询界、认证界和企业界的专家老师平时面谈交流时，观点得到大家的高度肯定，所以也就是在几周前决定在栖龙坛和质量世界之质量论坛（因为发现这两个地方不仅藏龙卧虎，更感动的是一些无私者将自己的心得和资料书籍共享）发表一些个人20年来质量管理理论、标准和时间的心得，也无私和大家分享。

而且最近突然发现用谷歌或百度搜索“徐幼东”或"ISO风清扬“或”xyd0815", 都能找到我在这两个质量论坛发表的帖子，为自己成为“名人”而得意，我现在还在外企做质量经理和管代，没有去咨询和培训创收，就是不在企业做质量管理，我也没有想进入咨询界，就像我的帖子说的在大学普及质量管理知识是多么重要，也是我向往的工作。

xyd0815

我在看过ISO审核实践组的相关主题后发现很多观点不谋而合，不仔细品味是一大损失。很多人喜欢惯性和惰性思维，有疑惑不深究，我是一个对疑惑深究的人，深究和探讨及争论是释疑解惑的好方法，不要怕你说错了，不要怕你过去说的和做的错了，重要的是有了新的正确的认识，同仁共勉！

alwern2000

8# hnwang
赞黄老师

alwern2000

13# alwern2000
对不起，赞王老师

xyd0815

请问alwern2000，王老师对的是？我错的是？你要有你的观点，参加具体讨论

xyd0815

同意有关表格和记录分类的看法。只是你们回避了主题到底记录版本需不需要控制在ISO9000和ISO9001有没有需澄清的地方。

wgx323

空白的表格属于某个文件文件的组成部分，此时空白表格是文件，是需要控制版本的！
空白表格填写后成为记录，按4.2.4控制，无需控制版本！
个人认为“记录需不需要控制版本”，ISO9001标准已经说得很清楚了，无需澄清！

wgx323

空白的表格属于某个文件文件的组成部分，此时空白表格是文件，是需要控制版本的！
空白表格填写后成为记录，按4.2.4控制，无需控制版本！
个人认为“记录需不需要控制版本”，ISO9001标准已经说得很清楚了，无需澄清！

xyd0815

记录是特殊的文件，按4.2.4控制，既然记录也是文件，文件就应依据4.2.3控制。特殊文件的记录怎样在4.2.3和4.2.4结合控制？

xyd0815

表格加入内容后可以是文件，也可以是记录，也可以先是文件后是记录（比如审核检查表，先是空表格，再是审核指导工作文件，记录审核的信息后就是审核记录）

无音和尚

“质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制。”这是标准中的文字，他已经在告诉您记录按4.2.4而不是4.2.3控制。

xyd0815

“质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制。”这是标准中的文字，他已经在告诉我们记录按应（我注：必要性）4.2.4控制，但没有说不受4.2.3的控制。

Lucy6666

楼主的主题也是我感到困惑的地方，ISO9001标准的4.2.3和4.2.4对文件和记录控制作了总的要求，我也同意上述的观点：文件分文件和记录两种，记录是一种特殊的文件，按4.2.4控制。但记录也有两种：作为记录的记录和作为文件的记录，而作为文件的记录又要按4.2.3来控制。
  上述理论可以理解，现在想交流一下，作为文件的记录控制，大家是如何操作的。比如年度审核计划，我们在最初制定时是采用审核计划空白表格（有表格编号、表格版本和保存期限）录入内容，然后受控管理（这时的管理编号直接使用的是表格的编号，没有参照文件控制对其再追加文件编号、注明文件版次）。  但在实施过程中计划要修改时，目前做法是修改后，识别标识只是在以前表格基础上追加了“第一次修改”，当然还有审批日期不同。 受控发行新的计划，同时回收销毁旧的计划。   
想分享一下大家的做法！ 请多多交流，共同进步！

hnwang

第9号帖子中，ISO风清扬依据标准推理：记录是文件，记录应依据ISO9001 4.2.3c)确保文件的更改和现行修订的状态得到识别即记录需要控制版本，这与“ISO9000 3.7.6注2：通常记录不需要控制版本”相互矛盾。

这样的思维和推理是不正确的。文件包括记录。记录是文件中的特殊的文件。其特殊的一点，就是不能修改的。因此，不存在版本控制的要求。标准ISO 9001也明确，记录应当按照4.2.4条加以控制，而不是按照4.2.3条要求来加以控制。记录是文件中的一中，不能推理得出，记录就是文件。就好比人是动物中的一种，不能说人就是动物一样。

huhaoo

“人就是动物”，这句话没错的呀。不能说“动物是人”吧。

hnwang

      “人就是动物”这句话没有错，那是从动植物分类来说的。这样说法不严格。应当说，人是动物中的一种。我说的就是“人是动物中的一种，不能说人就是动物一样”。人和动物有区别的，有本质的区别。要不然，就不要分人和动物了。不能把人当成动物来对待，更不把人能当成畜生来对待。

      记录是文件的一种，但是特殊的文件。不能根据记录是文件的一种，也就说，记录就是文件。再推理，记录应当按照文件加以控制。更不能说，记录也必须加以版本控制。因为文件有修改，记录也应当可以修改。如果这样推理。好，记录是我们检验测量过程的结果。按照标准定义，过程的结果就是“产品”。那么，记录也是“产品”。再推理，凡是产品必须满足标准要求。譬如，要按照7.1条做产品策划。产品必须按照策划安排加以验证，合格后交付给顾客……。这样推理是不对的。

slpzwb

受益非浅!谢谢

mikewong

呵呵，最好是将QMS纳入电子信息化管理，每变动一次就自动更新，我做的记录不需要版本，全是流水账。
在MIS中，文控部门可以看到以时间先后生成的同一名称的记录表格或文件，但其他部门只能看到最新的文件和记录。你认为这样控制可不可以。
我看到不少公司，文件有编号、发行时有盖章，就叫受控。
多一些变通的做法，达到文件控制的目的，操作便利即可。

jiayan

我去過兩家廠,一家廠沒有把記錄編上版本號,而另一家則有.總體而言,當然有編上版本號的那家廠做得比較好,不會被誤用舊版,所以我覺得在實際運作中標上版本是很有必要的,而這也都是輕而易舉的事情.

xyd0815

你是对的！