[ISO9000] 文件评审行为与文件规定不一致，如何判标 文件

coldstar

各位老师：
     本人在审核业务科时发现，《采购控制程序》规定对供方每年年底进行再评审，可是发现业务科全部是在5月份进行的，后来发现《供方考核标准》规定的是每年5-6月份，请问这个问题如何判标？

是不是4.2.3  b）必要时对文件进行评审与更新，并再次批准？

请指教！

谢谢！

jelly1921

应判4.2.3 a）文件是得到批准了（假设），但批准的目的没达到——确保文件的充分与适宜。
——是根据你的客观证据来判的。如果判b）款，人家可以狡辩“我认为没必要”，或者“没到评审的时间”
具体整改是4.2.3 b）评审、更新和再批准

hnwang

1、判定符合不符合，首先要确定判定用的准则。现在是ISO 90017.4.1条。

2、文件充分性审核，发现被审核方《采购控制程序》规定对供方每年年底进行再评审，符合过程要求。

3、第二步，现场符合性审核。请对方提供年底再评审记录。标准要求有的。如果没有，就判定不符合7.4.1条。不符合的事实是：没有证据证明按照《采购控制程序》规定对供方每年年底进行再评审。可以在不符合报告中注明，《供方考核标准》规定的是每年5-6月份进行，不符合《采购控制程序》规定。仍然是符合审核发现”没有证据证明按照《采购控制程序》规定对供方每年年底进行再评审“。

4、文件审核时候，如果发现没有规定或者规定不需要再作供方评估的话，也应当判定7.4.1条，不要判4.2.3.a）没有批准充分性。如果，程序规定某文件要经过某岗位批准，没有证据证明批准就发了。这是不符合4.2.3.a）。

以上仅供参考。

cnxtg

王老师的判标是正确的，我同意。

yangfan2008

我认为应该判4.2.3，两份文件规定不一致，导致结果不同。

hnwang

根据您的判断，任何有文件描述的不符合都可以判成4.2.3条不符合。文件规定不符合标准，譬如，质量手册没有描述过程的作用，标准要求描述过程作用。“两份文件规定不一致”。程序和记录不一致，也是两个文件不一致，不符合4.2.3。这样判断是不对的。请参考

http://www.qilongtan.com/viewthread.php?tid=10297&highlight=，还有国际标准化组织指导文件

http://www.qilongtan.com/thread-8776-1-1.html

http://www.qilongtan.com/viewthread.php?tid=14957&highlight=

proe864

王老师的判标是正确的!
我同意。

jelly1921

从文件上看，楼主按照7.4.1的要求制定了准则，问题是程序与准则之间不一致。
什么是不符合？根据ISO9000：2000第3.6.2条定义是，没有满足要求。
请问如果判在7.4.1是没满足那个要求？
请指教？

cnxtg

很明显没有按照《采购控制程序》去执行呀！因为《供方考核标准》也要符合《采购控制程序》丫！否则，《采购控制程序》就有问题了！

hnwang

对的。同意楼上的意见。判别准则的次序是：标准、手册、程序和作业指导书。到程序为止，仍然符合标准要求的。问题就出在作业指导书的制定有问题，所以，按照程序作为准则来判不符合是正确的。如果作业指导书符合程序了，实际作的不符合作业指导书，就可以用作业指导书作为准则来判。

我们是查体系，不是查文件。如果专门查文件时候，可以去判文件和文件不一致的有多少项，文件没有批准的有多少项，文件没有发到需要的地方有几项……。

jelly1921

明白了，谢谢王老师和cnxtg

xyd0815

下级文件作业指导书《供方考核标准》不符合上级文件《采购控制程序》，这可能是文件审核批准不当造成文件不适宜4.2.3a),这也可能是供方控制策划不当，而此策划是7.4.1组织应制定选择、评价和重新评价的准则或7.1 b)  针对产品确定过程、文件和资源的需求，但这两段话都没有对策划的适宜性提要求，只是说组织应去策划。那么对策划的适宜性在标准的哪里？在标准7.1的第一段话：产品实现的策划应与质量管理体系其他过程要求相一致（4.1），而4.1 c)确定为确保这些过程的有效运行和控制所需的准则和方法。

而无论你判不符合标准哪一条款，组织会纠正-修改文件，纠正措施-学习文件控制程序，既然这样我就会判不符合4.2.3 a)

xyd0815

其实审核的依据不仅仅是ISO9001,还有组织的体系文件也是审核的依据，因此可以直接判文件《供方考核标准》不符合《采购控制程序》

xyd0815

3# hnwang

如果是你这样判，也不去修改文件, 就按《采购控制程序》年底考核再评价供应商就好？

hnwang

      1、按《采购控制程序》年底考核再评价供应商就好？可以的。这样做如果满足组织要求，也是符合标准要求的。就是《供方考核标准》规定每年5-6月份增加一次评价，不违反标准和程序的要求。也是可以的。

      2、标准4.2.3条是文件控制的要求，不是文件内容协调不协调的要求。批准文件充分性也是控制文件的要求，具体充分性是否满足，不是4.2.3条要求，而是具体什么文件，按照什么文件的所属条款要求来判定的。譬如，8.2.2条内审程序文件中没有规定职责和职权，不符合的是8.2.2条，不是4.2.3条文件内容不充分。

      3、#12条更加不理解。您说，“下级文件作业指导书《供方考核标准》不符合上级文件《采购控制程序》，这可能（您说“可能”，开不符合不能根据可能来判的）是文件审核批准不当造成文件不适宜4.2.3a)”。也说“无论你判不符合标准哪一条款，组织会纠正-修改文件，纠正措施-学习文件控制程序，既然这样我就会判不符合4.2.3 a)”。根据您这样的思路，那么，也可以这样判了：既然 纠正措施中都要培训的化，说明能力不行。为什么不能判6.2.1条呢？因为，任何不符合项的原因中都会涉及到人的胜任能力。这样的逻辑不能用于判定不符合项。

      4、判定不符合只能1）根据审核发现的事实，而不是造成事实的原因。2）根据判别准则；3）准则和事实之间有联系。这三个要素来判定的。楼主提供的信息中，事实是两份文件内容不一致；必然会有问题。问题是没有按照程序规定做再评估，是按照《供方考核标准》做的。准则可以是标准和体系文件。可以用程序，也可以用《供方考核标准》。现在用事实和《供方考核标准》联系，没有不符合；用事实和程序准则联系，发现不符合项；开在这里是正确的。

      以上仅供参考。

xyd0815

作业指导书应符合质量程序书，质量程序书应该符合质量手册；反过来说依据质量手册制定程序书，依据质量程序书制定作业指导书。案例的问题很明确：有关年度考核再评价供方的时机，作业指导书《供方考核标准》不符合其相应的质量程序书《采购控制程序》，这显然是文件制定问题，是策划的文件有问题，也就是虽然有规定，但规定有问题，不是做的问题，即不是实施的问题。

xyd0815

虽然是审核7.4.1, 但在该部门发现其他部门或其他过程的不符合不能机械死板地判7.4.1

hnwang

按照您说的，“作业指导书《供方考核标准》不符合其相应的质量程序书《采购控制程序》，这应当是作业指导书没有执行程序规定，是做的问题，不应当说是文件问题。作业指导书是指导如何做，指导错了。所以，没有证据证明程序规定要求得到执行。这是做不符合7.4.1条要求。

4.2.3条是文件控制要求，不是文件内容的要求。

xyd0815

作业指导书在没有依据程序书制定，作业指导书文件制定问题，文件问题，4.2.3文件控制问题。

xyd0815

4.2.3 a)和b)文件的审批、再审更新再批，是针对文件的内容。

文件《供方考核标准》有问题，是文件问题，是文件控制问题，判4.2.3

xyd0815

8# jelly1921
你的这个发问思维很正确，但你最后为什么放弃？

xyd0815

15# hnwang

以下是我引用你的帖子《关于质量管理体系四个阶层文件》的一段话，其中你说“作业指导书只是执行程序规定的内容... ”根据你的这个观点，本案例就是作业指导书没有执行程序规定的内容，是文件问题，是文件控制问题。

“5、作业指导书——第三阶层文件。程序明确各个职能之间的分工，各个职能自己如何来完成程序规定的任务，可以利用作业指导书来完成。也就是用作业指导书来规定如何做。当作业指导书内容涉及到其他职能的话，这些关系和要求应当在程序文件中加以规定。作业指导书只是执行程序规定的要求，如何满足这些要求。当然，小单位，过程简单的，也没有必要专门编写作业指导书了。可以把这些内容放在程序文件内。由于作业指导书中也是描述某项工作如何做，特别是大单位，同一个职能（譬如，处）内部还会分成不同的分职能（譬如科、室），也可以说是描述工作途径，因此，也可以叫程序。”

hnwang

问题的分歧还是在，文件中的内容不对，是判不符合文件控制呢还是按照文件不对的内容来判定。本案例中《供方考核标准》没有按照程序规定要求来做，您认为判文件有问题4.2.3.a），我认为应当按照内容判7.4.1。您前面引用我说过的话，”根据你的这个观点，本案例就是作业指导书没有执行程序规定的内容，是文件问题，是文件控制问题“。后面的结论是您加的吧？请指出我这句话的出处，如果我是这样说的，我承认错误。改正就是了。

前面一再举例，譬如，质量手册中没有描述体系范围、剪裁内容和理由，您判不符合4.2.3，还是不符合4.2.2条？

cnxtg

先有鸡还是先有蛋，先有《采购控制程序》，还是先有《供方考核标准》，很显然是先有《采购控制程序》，它好比是是个纲领性文件，《供方考核标准》就是要根据这个纲领性文件再确定执行细则就是了，细则不符合总纲，并且按细则做了，问题的结果还是总纲没有执行，存在不符合问题，这不是总纲的问题吗？
    举例来说：部门经理（总纲）安排一个一个员工（细则）打扫卫生，员工没有干或者没有按照经理的要求干，老板归罪下来，你能说使员工的错误码？老板肯定要拿经理是问。

xyd0815

23# hnwang
引号的是你的原话，我依据你的话推理做结论

xyd0815

问题直接表明是文件问题，将采取的纠正和纠正措施是修改文件以及文件控制中审批控制。某种程度上我不反对判7.4.1应制定选择、评价和重新评价的准则，因为问题本身就是制定准则时出现了问题，但我不认同你说的“没有证据证明按照《采购控制程序》规定对供方每年年底进行再评审”判为没有依据采购程序执行供方评价。我认为这是策划问题，不是实施问题。

hnwang

25# xyd0815

1、你的推论是错误的。判定不符合应当具备三要素：准则、事实和两者的联系。现在程序是准则，没有证据证明按照程序规定作了，这是事实。两者有联系。是7.4.1。不应当使用4.2.3条作为准则。这个问题不是查文件控制的系统，而是查7.4.1。你前面的推理和这个内容没有联系的。

2、#23中您自己的逻辑正说明，应当把程序作为判别准则，这个程序是控制采购供方评估的程序，是7.4.1条要求，不是4.2.3条程序，为什么也要判到4.2.3条？

3、打扫卫生例子，您说，“举例来说：部门经理（总纲）安排一个一个员工（细则）打扫卫生，员工没有干或者没有按照经理的要求干，老板归罪下来，你能说使员工的错误码？老板肯定要拿经理是问。”老板问罪还是说为什么没有打扫，相当于7.4.1；就是问罪员工，为什么没有按照经理的要求干，也是7.4.1。怎么会和文件控制联系起来呢？

cnxtg

王老师，误会了吧！可能我没说清楚，我的观点也是判7.4.1。

xyd0815

27# hnwang
这时的准则应该是作业指导书，因为在具体进行供方考核作业时，通常只去看作业指导书，这时不会去看程序书是怎么规定，更不会去看质量手册是怎样规定。如果没有作业指导书，如果作业指导书没有问题，你的判法才会是对的。

我们经常提：有没有说到，有没有按说到的去做，做的结果如何。
这是“说到”即策划问题，不是做得不到即做的问题。也就是过程方法PDCA，采购控制的P问题，不是采购控制的D问题，但是文件控制PDCA的D和C问题，现在该A一A了。

jelly1921

还是对英文的理解问题，7.4.1是对供方评价提出的要求，4.2.3是对文件提出的要求
现在问题出在了对供方评价要求的不一致，所以还是7.4.1的问题
如果孤立看程序和作业指导书是符合要求的，但这两者不一致，要么就是程序不符合作业指导书，要么就是作业指导书不符合程序，从上下级的关系来看，应该是作业指导书不符合程序的要求【起初我没把这两者联系来看】
另外客观证据显示与程序要求不符，本着就近的原则也应该判7.4.1
文件在制定之处确实有评审不严的问题，如果整改的话，也是对这两个文件的其中之一进行更新，但这是纠正之一，不是不符合。

如果用5WHY分析，可能的情形是：
1. 为什么两个文件不一致？因为文件作者和批准不是一个人：ISO小组写程序（管带批准），业务科同时写供方考核标准（科长批准）
2. 为什么两个批准人在评审时没有相互对照？当时时间紧迫，急于公布实施。当时，我们只注意供方考核标准的要求，没注意程序的要求，以为是一样的。再说供方考核标准的要求和我们以往的惯例是一样的（在5月份进行供方评价）
3. 为什么没有注意程序要求？业务科：因为我们在制定文件之初，就把我们的做法上报给ISO小组了，以为他们应该按照我们的实际做法来写文件的，至于他们怎么写的程序文件，我们不知道。ISO小组：当时文件编写量大，把他们提交的实际做法的文件弄丢了，所以，我们就想当然地把考核时间定在了年底。管代也没提出书面异议，就批准了。
4. 为什么管代没有提出异议？因为管代是搞质量的，对我们业务科的具体工作不熟悉。管代：当初编写文件时要求ISO小组按实际做法来写，没想到他们这样做，是我的疏忽，但业务科在程序文件讨论时也该提出异议呀。
5.  为什么业务科没有提出异议？讨论程序文件时，科长出差了，让一个新来的人去参加的会。他什么都不懂，所以就稀里糊涂地通过了。

其它文件是不是也存在这样的问题？当时讨论与业务科有关的文件可不只这一个。其它科室呢？

这里最后的纠正措施可能包括：文件更新、员工培训、内部沟通。。。
如果判在4.2.3了，就没有后面的这些措施了