文件评审行为与文件规定不一致，如何判标

coldstar

各位老师：
     本人在审核业务科时发现，《采购控制程序》规定对供方每年年底进行再评审，可是发现业务科全部是在5月份进行的，后来发现《供方考核标准》规定的是每年5-6月份，请问这个问题如何判标？

是不是4.2.3  b）必要时对文件进行评审与更新，并再次批准？

请指教！

谢谢！

jelly1921

应判4.2.3 a）文件是得到批准了（假设），但批准的目的没达到——确保文件的充分与适宜。
——是根据你的客观证据来判的。如果判b）款，人家可以狡辩“我认为没必要”，或者“没到评审的时间”
具体整改是4.2.3 b）评审、更新和再批准

hnwang

1、判定符合不符合，首先要确定判定用的准则。现在是ISO 90017.4.1条。

2、文件充分性审核，发现被审核方《采购控制程序》规定对供方每年年底进行再评审，符合过程要求。

3、第二步，现场符合性审核。请对方提供年底再评审记录。标准要求有的。如果没有，就判定不符合7.4.1条。不符合的事实是：没有证据证明按照《采购控制程序》规定对供方每年年底进行再评审。可以在不符合报告中注明，《供方考核标准》规定的是每年5-6月份进行，不符合《采购控制程序》规定。仍然是符合审核发现”没有证据证明按照《采购控制程序》规定对供方每年年底进行再评审“。

4、文件审核时候，如果发现没有规定或者规定不需要再作供方评估的话，也应当判定7.4.1条，不要判4.2.3.a）没有批准充分性。如果，程序规定某文件要经过某岗位批准，没有证据证明批准就发了。这是不符合4.2.3.a）。

以上仅供参考。

cnxtg

王老师的判标是正确的，我同意。

yangfan2008

我认为应该判4.2.3，两份文件规定不一致，导致结果不同。

hnwang

根据您的判断，任何有文件描述的不符合都可以判成4.2.3条不符合。文件规定不符合标准，譬如，质量手册没有描述过程的作用，标准要求描述过程作用。“两份文件规定不一致”。程序和记录不一致，也是两个文件不一致，不符合4.2.3。这样判断是不对的。请参考

http://www.qilongtan.com/viewthread.php?tid=10297&highlight=，还有国际标准化组织指导文件

http://www.qilongtan.com/thread-8776-1-1.html

http://www.qilongtan.com/viewthread.php?tid=14957&highlight=

proe864

王老师的判标是正确的!
我同意。

jelly1921

从文件上看，楼主按照7.4.1的要求制定了准则，问题是程序与准则之间不一致。
什么是不符合？根据ISO9000：2000第3.6.2条定义是，没有满足要求。
请问如果判在7.4.1是没满足那个要求？
请指教？

cnxtg

很明显没有按照《采购控制程序》去执行呀！因为《供方考核标准》也要符合《采购控制程序》丫！否则，《采购控制程序》就有问题了！

hnwang

对的。同意楼上的意见。判别准则的次序是：标准、手册、程序和作业指导书。到程序为止，仍然符合标准要求的。问题就出在作业指导书的制定有问题，所以，按照程序作为准则来判不符合是正确的。如果作业指导书符合程序了，实际作的不符合作业指导书，就可以用作业指导书作为准则来判。

我们是查体系，不是查文件。如果专门查文件时候，可以去判文件和文件不一致的有多少项，文件没有批准的有多少项，文件没有发到需要的地方有几项……。

jelly1921

明白了，谢谢王老师和cnxtg

xyd0815

下级文件作业指导书《供方考核标准》不符合上级文件《采购控制程序》，这可能是文件审核批准不当造成文件不适宜4.2.3a),这也可能是供方控制策划不当，而此策划是7.4.1组织应制定选择、评价和重新评价的准则或7.1 b)  针对产品确定过程、文件和资源的需求，但这两段话都没有对策划的适宜性提要求，只是说组织应去策划。那么对策划的适宜性在标准的哪里？在标准7.1的第一段话：产品实现的策划应与质量管理体系其他过程要求相一致（4.1），而4.1 c)确定为确保这些过程的有效运行和控制所需的准则和方法。

而无论你判不符合标准哪一条款，组织会纠正-修改文件，纠正措施-学习文件控制程序，既然这样我就会判不符合4.2.3 a)

xyd0815

其实审核的依据不仅仅是ISO9001,还有组织的体系文件也是审核的依据，因此可以直接判文件《供方考核标准》不符合《采购控制程序》

xyd0815

3# hnwang

如果是你这样判，也不去修改文件, 就按《采购控制程序》年底考核再评价供应商就好？

hnwang

      1、按《采购控制程序》年底考核再评价供应商就好？可以的。这样做如果满足组织要求，也是符合标准要求的。就是《供方考核标准》规定每年5-6月份增加一次评价，不违反标准和程序的要求。也是可以的。

      2、标准4.2.3条是文件控制的要求，不是文件内容协调不协调的要求。批准文件充分性也是控制文件的要求，具体充分性是否满足，不是4.2.3条要求，而是具体什么文件，按照什么文件的所属条款要求来判定的。譬如，8.2.2条内审程序文件中没有规定职责和职权，不符合的是8.2.2条，不是4.2.3条文件内容不充分。

      3、#12条更加不理解。您说，“下级文件作业指导书《供方考核标准》不符合上级文件《采购控制程序》，这可能（您说“可能”，开不符合不能根据可能来判的）是文件审核批准不当造成文件不适宜4.2.3a)”。也说“无论你判不符合标准哪一条款，组织会纠正-修改文件，纠正措施-学习文件控制程序，既然这样我就会判不符合4.2.3 a)”。根据您这样的思路，那么，也可以这样判了：既然 纠正措施中都要培训的化，说明能力不行。为什么不能判6.2.1条呢？因为，任何不符合项的原因中都会涉及到人的胜任能力。这样的逻辑不能用于判定不符合项。

      4、判定不符合只能1）根据审核发现的事实，而不是造成事实的原因。2）根据判别准则；3）准则和事实之间有联系。这三个要素来判定的。楼主提供的信息中，事实是两份文件内容不一致；必然会有问题。问题是没有按照程序规定做再评估，是按照《供方考核标准》做的。准则可以是标准和体系文件。可以用程序，也可以用《供方考核标准》。现在用事实和《供方考核标准》联系，没有不符合；用事实和程序准则联系，发现不符合项；开在这里是正确的。

      以上仅供参考。

xyd0815

作业指导书应符合质量程序书，质量程序书应该符合质量手册；反过来说依据质量手册制定程序书，依据质量程序书制定作业指导书。案例的问题很明确：有关年度考核再评价供方的时机，作业指导书《供方考核标准》不符合其相应的质量程序书《采购控制程序》，这显然是文件制定问题，是策划的文件有问题，也就是虽然有规定，但规定有问题，不是做的问题，即不是实施的问题。

xyd0815

虽然是审核7.4.1, 但在该部门发现其他部门或其他过程的不符合不能机械死板地判7.4.1

hnwang

按照您说的，“作业指导书《供方考核标准》不符合其相应的质量程序书《采购控制程序》，这应当是作业指导书没有执行程序规定，是做的问题，不应当说是文件问题。作业指导书是指导如何做，指导错了。所以，没有证据证明程序规定要求得到执行。这是做不符合7.4.1条要求。

4.2.3条是文件控制要求，不是文件内容的要求。

xyd0815

作业指导书在没有依据程序书制定，作业指导书文件制定问题，文件问题，4.2.3文件控制问题。

xyd0815

4.2.3 a)和b)文件的审批、再审更新再批，是针对文件的内容。

文件《供方考核标准》有问题，是文件问题，是文件控制问题，判4.2.3

xyd0815

8# jelly1921
你的这个发问思维很正确，但你最后为什么放弃？

xyd0815

15# hnwang

以下是我引用你的帖子《关于质量管理体系四个阶层文件》的一段话，其中你说“作业指导书只是执行程序规定的内容... ”根据你的这个观点，本案例就是作业指导书没有执行程序规定的内容，是文件问题，是文件控制问题。

“5、作业指导书——第三阶层文件。程序明确各个职能之间的分工，各个职能自己如何来完成程序规定的任务，可以利用作业指导书来完成。也就是用作业指导书来规定如何做。当作业指导书内容涉及到其他职能的话，这些关系和要求应当在程序文件中加以规定。作业指导书只是执行程序规定的要求，如何满足这些要求。当然，小单位，过程简单的，也没有必要专门编写作业指导书了。可以把这些内容放在程序文件内。由于作业指导书中也是描述某项工作如何做，特别是大单位，同一个职能（譬如，处）内部还会分成不同的分职能（譬如科、室），也可以说是描述工作途径，因此，也可以叫程序。”

hnwang

问题的分歧还是在，文件中的内容不对，是判不符合文件控制呢还是按照文件不对的内容来判定。本案例中《供方考核标准》没有按照程序规定要求来做，您认为判文件有问题4.2.3.a），我认为应当按照内容判7.4.1。您前面引用我说过的话，”根据你的这个观点，本案例就是作业指导书没有执行程序规定的内容，是文件问题，是文件控制问题“。后面的结论是您加的吧？请指出我这句话的出处，如果我是这样说的，我承认错误。改正就是了。

前面一再举例，譬如，质量手册中没有描述体系范围、剪裁内容和理由，您判不符合4.2.3，还是不符合4.2.2条？

cnxtg

先有鸡还是先有蛋，先有《采购控制程序》，还是先有《供方考核标准》，很显然是先有《采购控制程序》，它好比是是个纲领性文件，《供方考核标准》就是要根据这个纲领性文件再确定执行细则就是了，细则不符合总纲，并且按细则做了，问题的结果还是总纲没有执行，存在不符合问题，这不是总纲的问题吗？
    举例来说：部门经理（总纲）安排一个一个员工（细则）打扫卫生，员工没有干或者没有按照经理的要求干，老板归罪下来，你能说使员工的错误码？老板肯定要拿经理是问。

xyd0815

23# hnwang
引号的是你的原话，我依据你的话推理做结论

xyd0815

问题直接表明是文件问题，将采取的纠正和纠正措施是修改文件以及文件控制中审批控制。某种程度上我不反对判7.4.1应制定选择、评价和重新评价的准则，因为问题本身就是制定准则时出现了问题，但我不认同你说的“没有证据证明按照《采购控制程序》规定对供方每年年底进行再评审”判为没有依据采购程序执行供方评价。我认为这是策划问题，不是实施问题。

hnwang

25# xyd0815

1、你的推论是错误的。判定不符合应当具备三要素：准则、事实和两者的联系。现在程序是准则，没有证据证明按照程序规定作了，这是事实。两者有联系。是7.4.1。不应当使用4.2.3条作为准则。这个问题不是查文件控制的系统，而是查7.4.1。你前面的推理和这个内容没有联系的。

2、#23中您自己的逻辑正说明，应当把程序作为判别准则，这个程序是控制采购供方评估的程序，是7.4.1条要求，不是4.2.3条程序，为什么也要判到4.2.3条？

3、打扫卫生例子，您说，“举例来说：部门经理（总纲）安排一个一个员工（细则）打扫卫生，员工没有干或者没有按照经理的要求干，老板归罪下来，你能说使员工的错误码？老板肯定要拿经理是问。”老板问罪还是说为什么没有打扫，相当于7.4.1；就是问罪员工，为什么没有按照经理的要求干，也是7.4.1。怎么会和文件控制联系起来呢？

cnxtg

王老师，误会了吧！可能我没说清楚，我的观点也是判7.4.1。

xyd0815

27# hnwang
这时的准则应该是作业指导书，因为在具体进行供方考核作业时，通常只去看作业指导书，这时不会去看程序书是怎么规定，更不会去看质量手册是怎样规定。如果没有作业指导书，如果作业指导书没有问题，你的判法才会是对的。

我们经常提：有没有说到，有没有按说到的去做，做的结果如何。
这是“说到”即策划问题，不是做得不到即做的问题。也就是过程方法PDCA，采购控制的P问题，不是采购控制的D问题，但是文件控制PDCA的D和C问题，现在该A一A了。

jelly1921

还是对英文的理解问题，7.4.1是对供方评价提出的要求，4.2.3是对文件提出的要求
现在问题出在了对供方评价要求的不一致，所以还是7.4.1的问题
如果孤立看程序和作业指导书是符合要求的，但这两者不一致，要么就是程序不符合作业指导书，要么就是作业指导书不符合程序，从上下级的关系来看，应该是作业指导书不符合程序的要求【起初我没把这两者联系来看】
另外客观证据显示与程序要求不符，本着就近的原则也应该判7.4.1
文件在制定之处确实有评审不严的问题，如果整改的话，也是对这两个文件的其中之一进行更新，但这是纠正之一，不是不符合。

如果用5WHY分析，可能的情形是：
1. 为什么两个文件不一致？因为文件作者和批准不是一个人：ISO小组写程序（管带批准），业务科同时写供方考核标准（科长批准）
2. 为什么两个批准人在评审时没有相互对照？当时时间紧迫，急于公布实施。当时，我们只注意供方考核标准的要求，没注意程序的要求，以为是一样的。再说供方考核标准的要求和我们以往的惯例是一样的（在5月份进行供方评价）
3. 为什么没有注意程序要求？业务科：因为我们在制定文件之初，就把我们的做法上报给ISO小组了，以为他们应该按照我们的实际做法来写文件的，至于他们怎么写的程序文件，我们不知道。ISO小组：当时文件编写量大，把他们提交的实际做法的文件弄丢了，所以，我们就想当然地把考核时间定在了年底。管代也没提出书面异议，就批准了。
4. 为什么管代没有提出异议？因为管代是搞质量的，对我们业务科的具体工作不熟悉。管代：当初编写文件时要求ISO小组按实际做法来写，没想到他们这样做，是我的疏忽，但业务科在程序文件讨论时也该提出异议呀。
5.  为什么业务科没有提出异议？讨论程序文件时，科长出差了，让一个新来的人去参加的会。他什么都不懂，所以就稀里糊涂地通过了。

其它文件是不是也存在这样的问题？当时讨论与业务科有关的文件可不只这一个。其它科室呢？

这里最后的纠正措施可能包括：文件更新、员工培训、内部沟通。。。
如果判在4.2.3了，就没有后面的这些措施了

hnwang

26# xyd0815

你说，“但我不认同你说的“没有证据证明按照《采购控制程序》规定对供方每年年底进行再评审”判为没有依据采购程序执行供方评价。我认为这是策划问题，不是实施问题”。

1、请问，“没有证据证明按照《采购控制程序》规定对供方每年年底进行再评审”这是否是事实？因为他们只有年中的供方再评估记录，没有年底的，程序规定是年底的，没有证据证明作了。这是事实。程序是准则，事实和准则有联系，判7.4.1就没有错。

2、为什么这不是实施问题？为什么是策划问题？策划作两件事，规定目标和要求，以及实现目标要求的过程、资源等。程序中已经明确了，应当没有问题。是明显的程序贯彻执行问题。

cnxtg

楼上的理解很到位了，很全面，很容易理解！

xyd0815

31# hnwang
我说就是判在7.4.1也只能判应制定选择、评价和重新评价的准则，不能判实施的问题，因为组织依据了作业指导书《供方考核标准》实施了供方考核，只是《供方考核标准》有不符合《采购控制程序》

但是7.4.1之组织应制定选择、评价和重新评价的准则，但没有对准则的适宜性提要求，因此当业务科说我们制定了准则，没有不符合“应制定选择、评价和重新评价的准则”时，审核人员没有有力的“法律”依据，如果标准是这样说：“组织应制定选择、评价和重新评价的适宜的准则”那我就不舍近求远地判到4.2.3。

xyd0815

30# jelly1921
有一定的道理！

cnxtg

33# xyd0815
我说就是判在7.4.1也只能判应制定、评价和重新评价的准则，不能判实施的问题，因为组织依据了作业指导书《供方考核标准》实施了供方考核，只是《供方考核标准》有不符合《采购控制程序》
我的理解：恰恰应该7.4.1实施的问题。

hnwang

因为组织依据了作业指导书《供方考核标准》实施了供方考核，只是《供方考核标准》有不符合《采购控制程序》，现在程序的判别准则。按照一份不符合判别准则的作业指导书作，也能叫“实施”，应当说是错误的“实施”，实际上没有“实施”。实施就是执行。按照错误的指令执行，不应当认为是执行了。

xyd0815

36# hnwang
执行的人员按公司批准的有效文件《供方考核标准》执行供方考核，执行没有错，执行人员也没有错，是文件有问题，是文件制定有问题。

hnwang

1、《供方考核标准》文件是否有问题，难说，为什么，程序没有规定一年只能作一次再评估，而且一定要在年底作。如果是这样规定的，《供方考核标准》中又说一年只在5-6月再评估一次，那么，《供方考核标准》错了。现在难说。如果按照《供方考核标准》作了，年底再按照程序作了。不同样都是对的？

2、即使《供方考核标准》有文件，文件制定有问题，不应当想到文件就判4.2.3条。应当看什么问题，用什么准则来判。

3、执行人员执行《供方考核标准》没有错，但是，没有执行程序，如果程序规定也是这些人来执行，没有执行就是错。如果程序规定另外人来执行。那么，执行《供方考核标准》的人没有错，应当执行程序的人有错。至于错误的原因，应当根据实际情况来判定。审核员不应当根据自己推理，认为不符合的原因是什么，就判什么条款不符合。

xyd0815

学习一下ISO审核实践组的开不符合的指南

不符合项开报告指南
ISO, 审核, 实践
本帖最后由 xyd0815 于 2009-4-26 21:10 编辑

出具不符合项


任何管理体系审核的关注焦点是确定管理体系是否已得到建立、有效实施和保持。有效实施符合ISO9001标准的管理体系是一个组织能被注册/认证的基础。所以，管理体系审核的重点应是验证其符合性，而不是出具不符合项。

审核员应采取积极方式寻找事实而不是差错。但是，如果审核证据表明存在不符合，那么正确地出具不符合项就显得重要了。

什么是不符合？根据ISO9000标准3.6.2的定义，不符合是“没有满足要求”。

    精心出具的不符合项包括三部分:
•            支持审核员发现的审核证据
•            与被发现的不符合相对应的要求方面的记录
•            不符合的描述

在审核实践中，所有的这些要求都要涉及，但首先审核证据需要得到识别和文件化。这是因为有能力的审核员在审核期间会观察到“感觉”起来存在潜在的不符合的情况，但当时不能100%确定这是否是不符合。在进行进一步的审核追踪之前，有能力的审核员会在审核笔记上记录这个潜在不符合的审核证据以确认它是否真的就是一个不符合。

如果没有审核证据就不能构成不符合。如果有证据，就必须出具不符合项而不能将其减轻为其它类别（如“观察项”、“改进机会”、“建议”等）。从长远看，组织、组织的顾客、认证机构（CRB）都不会从减轻不符合的等级中受益，因为这存在着把为不符合项而采取纠正措施的优先权降低的风险。

审核证据应形成文件并足够详细，以使受审核的组织能够查找到和确认审核员的实际观察结果。

下一步审核员需要进行的是识别和记录未被满足的特定要求。记住，不符合是没有满足要求，所以，如果审核员不能识别要求，那么，审核员就不能提出不符合项。

要求可能有许多来源；例如，它们可能存在于ISO9001、组织的管理体系（内部要求）、适用的法规、或组织顾客的规定。一旦对照特定要求确认是不符合，则需要形成文件。记录可以简单到引用标准及相关条款。

  （注：ISO9001中有些条款包含了一个以上的要求。重要的是审核员要清楚地识别和记录与不符合有关的特定要求，例如，写出标准的要求中适用于审核证据的原文。这也可适用于其他来源的要求。）

•            编写不符合的最后部分（而且是最重要的）是不符合陈述。不符合的陈述推动组织进行原因分析、采取纠正和纠正措施，所以它需要精确。

不符合的表述应：
•       清晰明了并与体系问题有关
•       不含糊其辞、语法正确、并尽可能简炼
•       不是审核证据的重申（重新陈述），或用于代替审核证据

     总之，精心出具的不符合项将有下列三个部分：
•            审核证据
•            要求
•            不符合的陈述

如果不符合项的这三个部分被很好地出具，受审核方或其他见多识广者，将能阅读和理解不符合项。这还可用作供以后参考的有用记录。

    为了提供可追溯性、便于进行深入评审和作为纠正措施完成的证据，实质上，必须以系统的方法记录不符合并形成文件。实现这个要求的简单途径是通过使用不符合项报告(NCR)表格。该表格的实例请见下列附录A。


     

附录 A –不符合报告 (NCR) 格式的示例



NCR #
客户
  
档号
  

职能/区域/过程:
  




























场所:
  

标准和条款号:








  







第1部分－ 不符合的细节:

描述















审核员:
  
受审核方代表确认:
类别:

日期:
  

第2部分－

受审核方提出的措施计划  (可另附)

根本原因分析  (如何/为什么发生这件事?):









纠正（整改现状）及完成日期：







纠正措施 (防止再发生)及完成日期:







“审核员”评审并接受纠正措施计划:

受审核方代表:
  
日期:
  



第3部分－审核员验证受审核方实施措施计划的细节







第4部分- 审核员关闭（日期）:
  “审核员”组长姓名：

hnwang

1、“管理体系审核的重点应是验证其符合性，而不是出具不符合项”。这点大家会忽视的。

2、总之，精心出具的不符合项将有下列三个部分：
•            审核证据（就是不符合的事实）
•            要求（就是判别准则）
•            不符合的陈述 （就是以上两者的联系）

jelly1921

现在CCAA的考试把大家对标准的理解和应用引入了歧途，成了新时期的“八股”

悲哀！

hnwang

楼上的楼主，不知道为什么引出这个想法来了。

jelly1921

以下是国外论坛对此问题的答复【时间关系，只能翻译大概意思——Jelly】：
Hi jelly1921,

Clause 4.2.3 is about Control of documents and I don't see it specifying what you are looking for. In my opinion you should comply with 7.4.1 - Purchasing process. But one of your procedures does not match practice. It should be updated. Talk to the managers and MR then decide which one to update.
应该符合7.4.1，但程序与实际不符，应更新
Regards,
Martin
*****************************************************
Actually, you ARE complying with Clause 7.4.1 second paragraph which also says, "Criteria for selection, evaluation and re-evaluation shall be established". You have a Purchasing Control procedure which talks about supplier evaluation and you have a supplier evaluation criteria document which also talks about it too.

What you are not complying with is Clause 4.2.1 a, b and/or c. You need to check for any revisions done (Amendment sheet of your procedure) specifically for this statement of when actually re-evaluations shall be conducted. If your supplier evaluation criteria document is the latest revision, thats probably the right one, then you need to accordingly update the Purchasing control procedure. This is part of effective document control.
你没有符合4.2.1 a，b和/或c）。需要检查版本修订情况，特别是再评价方面的叙述。如果准则最新，可能是正确的，那么你需要据此更新采购控制程序。
Ciao.
*****************************************************
What is the effective date of your system? If it is June, then the end of the year is May (never assumed that end of the year must be December). I would not fix the month for practical reasons.
体系的有效日期是什么时候？如果是六月，那么五月末（别老以为年底就是十二月）

有趣的答复——Jelly
*****************************************************
It is a safe practice to give yourself more freedom by specifying time as 'once in a year' in this case.By this you will not be tied-up to a short span of time to comply with the requirement.
Also never use the word 'All' ,(as in 'all processes' , 'all components', 'all personnel' Etc. )in any of your manuals and procedures.
规定“每年一次”你就有回旋的余地了。
别用“所有的”这样的词。
This will allow freedom for action and take away some tension from you .

V.J.Brahmaiah

Gud suggestion!!!——Jelly
*****************************************************
I assume that you've verified that the two documents actually do contradict each other, because they're not mutually exclusive--it's possible to do both. （正如王老师提到的那样——Jelly）What's actually happening?
假设确认两个文件矛盾，因为这两个文件不相互排斥，可能两个文件都执行。
It seems to me, if there is a conflict, that 4.2.3(A) is relevant:
Part of the criteria for "adequacy" of documents is that they aren't ambiguous and don't contradict other documented requirements. If we know that people are likely to be confused about when reviews must happen, neither document is adequate for its purpose.
如果文件不一致，我觉得与4.2.3a）相关。文件的充分性准则是文件明确，并且不与其它文件矛盾。如果我们发现在评审时人们搞不明白，那么文件就不是充分的
Jim Wynne
*****************************************************
Based on the details you've given（怨我没把整个题目翻译过去——Jelly）, there isn't a nonconformity to speak of. You're citing two documents which each contain requirements. One states that re-evaluations occur each May. So, I'd look for evidence that the re-evaluations did occur in May. Then, the other procedure states that re-evaluations are completed at the end of the year. Consequently, I'd look for evidence that they re-evaluated at the end of the year. If evidence exists for both cases, I've verified that they've conformed to requirements. I try to find evidence that they've conformed to the standard, as well as their own procedures, before I need to record a nonconformity. Technically, they can document a different requirement in five procedures, if they wanted to. As long as those requirements conform to the standard, and they follow their procedures, there's nothing wrong. Insane, yes... wrong, no.想法不错，不过是够傻的了——Jelly
按照两个文件查，查五月份的评价，也查年底的评价。
So the real question is, did you look for evidence that re-evaluations were conducted in May and at the end of the year, or did you just stop when you found the "conflict"?

Incidentally, it really isn't uncommon to find different re-evaluation schedules. I've found many cases where companies had evaluation schedules for purchasing performance, then others for quality performance. They sometimes use a score card system, and the card travels with the vendor file. Each group participating in reviews records their data on the card, and it's evaluated at the end of the year.
随便说一句，发现不同的再评价时间表并不罕见。
Chris Ford
*****************************************************
Actually, these are ALL good answers, as far as they go, especially Chris's.

What you have encountered is an important aspect of Document Management - reviewing the organization documents (both internally generated and externally generated [customers and regulators]) on a regular, periodic basis to assure they are still pertinent to your operations and consistent with each other (Configuration Management) and have not become obsolete (Retention Policies.)
你所遇到的是文件管理最重要的部分——定期评审组织文件，确保文件与实际工作一致，并确保文件的一致性（技术状态管理）以及使文件别作废（保留策略）
It is good practice, when such discrepancies and inconsistencies and ambiguities are encountered, to re-evaluate the document with a view toward withdrawal or revision to make it consistent and pertinent to the on-going operation and to eliminate any potential confusion (and thus eliminate wasted time, effort, and expense in sorting out the confusion.

Wes Bucey
=====================================================

cnxtg

讨论一下还是有好处，至少让大家共同学习，共同提高，至于试题的标准答案是对是错是另外一回事，说不定试题的答案是错的。

pikaqiu

我赞同王老师的意见。
其实作为审核员来说，描述发现的现象，判断不符合的准则，要求纠正。
被审核方进行原因分析，并提出纠正措施。
所以到底是修改文件，修改那个文件，还是按照现有程序文件年底做供应商评价由被审核方根据企业实际决定。

xyd0815

43# jelly1921
辛苦了！国际大讨论！

xyd0815

43# jelly1921
能再辛苦地翻译过来吗？

alwern2000

18# hnwang

文件控制不符合应区别于文件的内容不符合，明白了！

coldstar

首先感谢各位的精彩评论，是不符合4.2.3或是7.4.1，好像是两者都可以，哪种也有道理，既然会出现这种情况，我们就应该看看究竟会偏向哪一条？
   标准规定，应制定选择、评价和重新评价的准则。现在是《采购控制程序》和《供方考核标准》已经制定了准则，按照这方面来看似乎已经满足了7.4.1，而且也是按照《供方考核标准》规定的准则进行了再评价。但是如果按照《采购控制程序》为审核准则的话，是没有按照程序的规定去做，因为作业指导书是程序的补充，比程序规定的详细、具体，但是不能违背程序的相关规定。问题的实质是，按照程序和作业指导书的规定去做都能满足标准的要求，但规定必须是一致的，虽然4.2.3没有具体规定文件的有效性和可操作性，但是我还是倾向于4.2.3，因为标准没有规定操作的方法，方法是自己制定的，制定的方法合不合适，应该是文件方面的要求。
    本人不成熟的见解，还望各位指教。

hnwang

前面已经说明了：文件控制不符合应区别于文件内容的不符合。从提供信息来看。有可能《采购控制程序》和《供方考核标准》两份文件内容没有不一致。可能《采购控制程序》要求年底再评估，而《供方考核标准》要求中间再增加一次评估。实际上，如果年底再做一次，有记录，提出作为管理评审输入，这样做仍然是符合标准要求的。因此，从两份内容来看，有可能没有不一致。根据提供的信息是不能开不符合项的。反而，没有证据证明按照《采购控制程序》做评估，这是客观事实。文件要求和实际做的不一致，应当开不符合项报告的。
如果《采购控制程序》说，按照《供方考核标准》每年年底做一次评估，而《供方考核标准》说，每年年中做一次评估。这是两份文件内容不一致。在文件审核的时候应当开出不符合报告。开在4.2.3.a）倒是可以考虑的。

开在什么条款不需要花那么多时间去考虑。完善体系，抓好预防是主要的。开不符合报告抓好三环节：事实、准则和两者的联系。

以上仅供参考。