关于记录的讨论

hnwang

      网站上涉及记录的问题不少，为此，汇集起来，加以讨论：

      1、什么是记录？

      标准ISO 9000第3.7.6条对记录record的定义是：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件(3.7.2)
      注1：记录可用于为可追溯性(3.5.4)提供文件，并提供验证(3.8.4)、预防措施(3.6.4)和纠正措施3.6.5) 的证据。
      注2：通常记录不需要控制版本。

      2、为什么记录不需要控制版本？

      版本是用来显示同一份文件内容变更的情况。当文件做了修改，应当在修改地方做标志，让用文件人员知道这里做了修改。有的就在文件后面，也可以用更改通知单等文件，说明有什么更改。然后，文件表面要在版本上有所变动。预防用文件人员不注意，继续按照原来内容执行而出错。而记录通常是作为证据用的，记录的是实际情况，当然不需要修改，因此也不需要控制版本。

      为什么说通常不需要，什么情况需要？有的记录是动态的。譬如，纠正措施记录。有的单位就是动态的。可以用类似版本代号来加以区别。

       3、标准要求哪些要有记录？

      记录通常作为证据。因此，当您按照5.4.2条做体系策划的时候，一方面要策划体系的实体满足准第4.1条要求，还要求把体系文件化。而文件化总的要求是第4.2.1条。其中包括记录的要求是：

      1）4.2.1.c）本标准所要求的形成文件的程序和记录；标准明确提到这方面的记录一共有21项。具体可以参考帖子：http://www.qilongtan.com/viewthread.php?tid=18875&highlight=

      2）4.2.1.d）组织确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件，包括记录。 这是组织自己来确定需要哪些记录。   

      4、组织如何判定需要哪些记录？

       针对标准总的文件化要求可见。记录分两大类：一类是标准规定必须要有的（可以删除的例外）；还有就是组织自己来判定，除了标准要求的记录外，还需要哪些记录。

      1）组织应当从以下几方面来考虑：

            a）法律法规要求。有的产品涉及到安全、卫生、环境等，有关法律、法规规定一定要有的记录，包括记录内容，保存时间等；

             b）顾客要求。有时候顾客在合同，或者其他文件中规定，必须要求的。

             c）组织自己要求。

      2）从需求的角度考虑：

             a）为了可追溯性提供文件：不管是法律、顾客还是自己要求的。譬如，新工艺、新人员上岗、新材料、新设备等影响过程结果的各种因素，需要加以追溯分析的话，应当记录这方面信息。当产品出了问题，需要及时召回处理的话，必须记录产品的来源、去向等信息。

             b）提供验证符合证据： 譬如，对采购品的符合性证据，7.4.3条没有明确规定必须要有记录，当需要查验，提供证据证明该产品接收时候是符合要求的，必须要有证据。同样的，标准7.5.1条中没有规定一定要有记录。证据可以用实际东西来证明，也可以用记录来证明。针对某具体产品，某具体产品的某具体活动，是否需要记录证明结果符合要求，或者按照规定执行的证据，组织应当按照7.1.d）条要求“为实现过程及其产品满足要求提供证据所需的记录（见4.2.4）”。

            c）为了分析问题需要。我们可以利用记录中的各种信息来分析研究产品、过程和体系的内在规律性，及时发现存在的问题，做要预测和预防。

      5、记录内容中是否一定要记录具体的内容，还是只要用“合格”来标识？

      从定义可见，记录内容包括两大类：1）阐明所取得的结果；2）或提供所完成活动。记录的内容应当服从于您策划时候对该记录的用处来决定。譬如，

      a）您要求可追溯性，那么，必须要有可追溯性有关内容。不然，如何追溯？因此，组织自己可以检查一下，根据现在策划决定的记录和内容，是否可以根据某一信息满足可追溯性的要求。

      b）如果把记录作为证据，那么，是否可以根据记录内容再加上实物可以充分证明产品的符合性。譬如，记录中说，按照某某作业指导书（一定要记录什么版本，没有版本信息就不能追溯，要用考古方式来查证，这不符合记录要求）规定执行。如果这个过程参数对过程结果有影响，过程结果特性没有办法验证的，一般必须记录实际用的参数；如果这个影响从结果可以通过过程结果来验证的，那么，记录过程验证结果的数据，可以不记录过程参数了。如果用打勾，或者仅仅记录“合格”、“已经执行”等信息，应当通过其他方式能证明，的确满足产品和过程执行的符合性要求。  

      c）当您需要对记录内容加以分析的话，当然必须记录和分析有关的各种信息。如果仅仅记录合格和不合格，这样得到的信息太少。譬如，根据某特性数据来分析过程是否稳定、受控。或者您要计算过程的能力指数的话，没有合格中的具体数据，也就没有办法计算、分析了。生产线上有很多有用的信息，没有加以利用，也是非常可惜的。         

      6、记录是否一定要用表单？

      不。记录不一定用表单，也可以用说明文件，如报告，有的用实物。

      用表单可以预防记录内容的遗漏，预防不同人员对所记录内容理解的不一致，减少不需要的重复性内容的反复填写，便于记录结果的汇总、统计和分析等，具体可以参考帖子：http://www.qilongtan.com/viewthread.php?tid=10102&highlight=

      7、记录的保管期限有什么要求？如何确定？

      记录的保管期限根据记录的用处来确定。当记录失去作用了，也就没有保留价值了。保管期限根据法定要求、顾客要求、组织自己要求来确定。

以上供参考。

mrfcl

王老师的讲解很适用，我要多读几遍，加深理解，灵活运用。感谢王老师，您辛苦了。

hnwang

      谢谢鼓励和加分。

wtfriends

对于不少朋友是不错的参考，非常实用

zhangjp040830

学习了，感谢老师解答。

tsuneishi

是啊！虽然标准中要求的纪录很少，但实际上一个企业要说明产品的符合性，要用的纪录是很多的

hnwang

      根据需要来判定，需要什么记录。关键是，记录后数据是否利用。如果记录了，没有利用记录数据中提供的信息，为了记录而记录。这样是浪费。

      还有，记录的内容要让别人能相信，您的记录是真实的，不是假的记录。作假的记录是骗自己，当然也是骗人的。最后一定会被客观实践惩罚的。

Barton0129

Thank you very much.

jakedzb

学习了,感谢王老师.好人一生平安

yan820221

好的东西，当然要收藏起来，反复参研！

hsm198311

王老师关于记录的讲解人，我复制了，经常看一看，对于标准的理解又加深了。

吴路剑

这个贴，要火的，讲的太好了。

hnwang

　　太火了，需要浇水，凉一下。

hedalong

多谢王老师的分享！

jimlaw

向王老学习

XDZC

谢谢

Edison

好好学习，天天向上

hnwang

其他有关记录的帖子：

１、关于电子归档和记录控制问题，可以参考帖子http://www.qilongtan.com/viewthr ... hlight=%BC%C7%C2%BC中＃１１帖子；

２、有关记录归档期限问题，http://www.qilongtan.com/viewthr ... hlight=%BC%C7%C2%BC

http://www.qilongtan.com/viewthr ... hlight=%BC%C7%C2%BC

http://www.qilongtan.com/viewthr ... hlight=%BC%C7%C2%BC

３、关于记录和可追溯性http://www.qilongtan.com/viewthr ... hlight=%BC%C7%C2%BC

４、如何利用设备维护记录来改进工作的实际例子http://www.qilongtan.com/viewthr ... hlight=%BC%C7%C2%BC

5、记录保管不应当有记录填写者不管的意见http://www.qilongtan.com/viewthr ... hlight=%BC%C7%C2%BC

Edison

1# hnwang
标准ISO 9000第3.7.6条对记录record的定义是：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件(3.7.2)
      注1：记录可用于为可追溯性(3.5.4)提供文件，并提供验证(3.8.4)、预防措施(3.6.4)和纠正措施3.6.5) 的证据。
      注2：通常记录不需要控制版本。

王老师，我还是不太理解注2的内容“通常记录不需要控制版本”，如果是这样的话，空白表单需不需要标识版本号呢？您又说过，空白表单在填写之前就是一份文件，在填写之后才算是记录。如果是这样的话，记录也需要按文件的要求标识版本号才对啊？这到底是怎么回事？我都搞晕了。请王老师指导，谢谢！

hnwang

王老师，我还是不太理解注2的内容“通常记录不需要控制版本”，如果是这样的话，空白表单需不需要标识版本号呢？您又说过，空白表单在填写之前就是一份文件，在填写之后才算是记录。如果是这样的话，记录也需要按文件的要求标识版本号才对啊？这到底是怎么回事？我都搞晕了。

      1、空白表单中含有要求填写什么内容，其中隐含这个内容的定义譬如，谁填写什么栏目，什么时候填写等。这些规定可能在其他文件中统一规定了，也可以在本表单中规定，因此，空白表单就起了文件作用。这些空白表单要加以控制的话，就应当符合标准4.2.3条要求。当其内容有变更的话，要体现出更改前后的更改，就要有版本来区别。譬如，用2009年1月（年和月）来标识版本。当然也有让大家知道，现行有效的空白表单是哪一版本的。可以用一份目录来通知大家。符合目录规定的就可以用，反之，不能用。当然，也可以用其他方式来控制，譬如，空白表单本身就控制好。需要领用的话，在规定地方去领用。当然还有其他的方式方法。

      2、空白表单（譬如，不合格品处理单）填写好内容后成为不合格品的处理记录（当然也可以成为另外的一份文件，譬如，要求别人执行某项任务，可以发一份工作指令。这里不谈）。同样空白表单，不同时候，不同人，处理不同事件，得到的记录内容是不同的。当填写好后，应当给出一个标识。这个标识代号根据需要自己来设计。譬如，“制-成2-1”这就是在制造部门，成品2组处理的第一份不合格品处理单。我们搞审核的人开的不符合报告就用审核员代号加序号，譬如HNW-1。表示HNW在这次审核过程中开出的第一份不符合报告。因为，每次审核的报告要汇总的，不同次审核日期不同。报告中还有其他信息，譬如日期、地点等。因此，仍然可以识别不同HNW-1的。标识这就是记录的标识。归档时候登记和调用这份记录的时候，就应当用这个标识代号了。不应当用前面的空白表单的版本号了。

      供参考。

hnwang

　　感谢雨诗思对我#1帖子的鼓励加分。

yqm2588

王老师简直太好了，经常耐心的解决每个个所提出的问题！

hnwang

hnwang

　　感谢第九位网友sunnytang 对我#1帖子的鼓励加分。

bbsui

说的有道理，学习了

hnwang

流星雨

王老师，感谢您，跟您学习了好多。

hnwang

      感谢楼上鼓励。也感谢 森林里的仙草 对我帖子奖励加分。

SY-David

获益匪浅！ 真好！

hnwang

taohua107

好东西，再顶，希望大家都能看到

hnwang

好东西，再顶，希望大家都能看到
taohua107 发表于 2010-8-27 13:07

      http://www.qilongtan.com/viewthread.php?tid=32324&highlight=还有很多好东西，希望光临。

feitian

授益，收益！

hnwang

cony2012

請教王老師表單與文件分開與放在文件后作附件的利弊，謝謝

eagle119

可以采用：

表单格式跟在文件之后，但有各自的编号和版本号。
这样，既有关联性，又不会因其中一方的改动而影响到另一方。

hnwang

回复 cony2012 的帖子

       1、尽量在表单上提供如何使用表单的指导信息。可以减少文件数量和/或文件的内容，便于表单正确使用。文件中只要引用空白表单的名称和编号（不要引用版本号，以免表单更改导致文件更改。）如果指导内容比较多的话，只能单独发出文件，规定如何操作。表单中引用文件号。

       2、同一份表单应当按照流程来设计，供多个职能部门来使用。可以减少文件数量。便于协调各个部门工作。譬如，不合格品处置的记录用表单设计。内容可以包含数据收集、分析和结果的报告在内。

       3、表单填写内容后的分发信息也可以直接记录在表单上。甚至签收的记录也可以签写在留底的一份记录上。减少记录登记工作量。留底的记录一定要有流水帐。预防丢失。

       以上仅供参考。

        【记录和空白表单的控制问题 】 http://www.qilongtan.com/viewthread.php?tid=10102&highlight=
             新旧空白表单过渡方法 http://www.qilongtan.com/viewthread.php?tid=34491&highlight=
           《  記錄和表單的區別 》http://www.qilongtan.com/viewthread.php?tid=26643&highlight=

LW67

如果有机会,大家看看VDA1.0,哪里面写得一定是大家想知道的东东.

cony2012

謝謝樓上各位的解惑，我們公司我現在決議的就是文件與表單分開，但有一個缺陷，就是往往除了表單制定單位，其他使用單位很難知道這張表單出自那份文件。雖然。表頭上有簡單的填表說明，複雜一點的表單，我們都有填寫說明書

hnwang

       这说明表单设计没有充分发挥有关单位的智慧和作用。也不明确表单填写内容对自己有什么用，将来应当如何利用这些信息来控制好自己的各种工作，改进自己的工作。

       一定要和8.4条要求结合起来，和5.5.3条要求结合起来，和……标准其他有关要求结合起来设计和利用表单。执行PDCA。

hnwang

补充入目录。