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[ISO9000] 外来和外发文件作业如何制定,需要注意哪些事项?

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发表于 2019-5-29 14:40:10 | 显示全部楼层 |阅读模式
问题1:目前公司已完成ISO9000认证,但还尚未有外来及外发文件的详细流程,需要制定这个作业流程,
需要询问下有经验的人士,需要做注意什么或准备工作?
外发文件是指发放本公司的三四阶文件给客户或供应商做参考;外来文件是外部的文件转换为公司内部的文件,也有直接转过来存放的文件、资料,光盘等等
文件均有电子版/纸质版,当情况发生时,需要走怎么样的签核流程才发放,和接收啊?
公司也有DCC,对外发的文件是由部门外发好一些,还是指定人员才外发?
发表于 2019-7-23 11:48:40 | 显示全部楼层
外来文件和外发文件是完全不一样的两类问题。
外来文件是公司要执行的,由外部组织或个人制定的文件,如标准、客户文件等,是如何收集、识别;
文件外发,主要涉及保密管理等,还有就是文件变更时是否需要通知收文单位,比如供应商等。
发表于 2019-7-26 11:18:22 | 显示全部楼层
1、外发文件是公司自己制定的文件的话,应该在文件控制程序中进行规定外发条件,比如外发时需要批准到哪一级?文件上作何标识?是否需要受控?如果需要受控的话,需要建立清单进行管制;如果不需要受控的话,需要在文件上盖上“供参考”等信息,标明如有修订,可不再管制。一般不是公司自己制定的文件,外发时要考虑是否需要保密或满足其他条件。
2、外来文件是由外部组织或单位制定,在制定外来文件控制程度时,可直接在“文件控制程序”中列出,规定外来文件的收集、编号、发放要求,是否受控的规定,相关的负责部门等也包含电子档,电子档可设立权限,只能有权限的人员才能阅读或打印或复制等,特别要注意的是有些外来文件涉及保密要求,这就需要建立签收制度。
以上供参考
发表于 6 天前 | 显示全部楼层
偶理解:
外来文件是用户或采购方发给你们公司的技术规格书或质量保证要求等相关文件;是你公司要执行的文件;

外发文件是指你公司发给分供方或分包方的文件,如技术规格书、质保要求、图纸等;

对这二类文件,一般采取以下措施:

1  建立外来和外发文件清单,包括文件名称、编号、版本等标识内容,并随时维护(即其中有文件升版时,要同时升版清单);

2  外来文件清单应发放到各有关部门,使各部门周知,并在工作中执行。外发文件清单只下发到需要的部门,如采购部,并及时维护,控制升版。
发表于 6 天前 | 显示全部楼层
云中漫步nan 发表于 2019-7-26 11:18
1、外发文件是公司自己制定的文件的话,应该在文件控制程序中进行规定外发条件,比如外发时需要批准到哪一 ...

有些时候,外发文件不一定是本公司制定的文件,也可能是本公司的采购方下发的文件,需要本公司转发给下一层次分供方或分包方的文件。。。。
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